Gérer les comptes clients, de la facturation à l’encaissement

Cette partie est sans contexte celle qui paraît la plus classique et théoriquement la mieux maîtrisée.

Pourtant l’expérience montre que cette partie du processus relation clients mérite d’être analysée et optimisée. En effet, le lettrage des règlements se trouve  au cœur du processus de gestion de trésorerie. Revêtant un caractère très administratif (tâches répétitives, volumes souvent importants) ces tâches font souvent partie de la routine et reçoivent peu d’attention de la part de la structure et du management, alors même qu’une bonne gestion de ces activités est essentielle à l’efficacité globale du processus.

Adapter le choix du moyen de paiement au profil client

L’enjeu est de choisir autant que possible un moyen de paiement qui facilite le traitement de masse et qui permette de maîtriser le délai de paiement et les coûts bancaires. Selon la volumétrie traitée, le montant unitaire des facturations et la nature de la relation clients-fournisseurs, la négociation préalable de certains supports de paiement peut entraîner des effets considérables sur l’efficacité coût/délai du processus :

• Prélèvement automatique pour les clients récurrents
• Virement swift pour les clients étrangers
• Paiement dématérialisés

La mise en place de tels moyens de paiement simplifie le lettrage des comptes, le traitement des encaissements et permet de sécuriser les ventes.

Organiser le traitement des règlements clients de façon optimisée

L’optimisation de la trésorerie et la recherche d’une efficacité administrative sont intimement liées. Il est donc essentiel :

• D’exiger des banques des avis d’opérations très lisibles et bien documentés (identification du débiteur, références factures, mention des frais déduits…)
• D’exiger du management opérationnel comptable un lettrage régulier et précis

Mettre à disposition les informations sur les comptes clients

Le partage de l’information est un gage d’efficacité et évite les actions contradictoires qui sont préjudiciables à l’image de l’entreprise et à la crédibilité des services financiers. Le système doit permettre à la fois la production de toutes les formes classiques de rapports (relevés clients, balances âgées, relances) et permettre l’accès à la situation instantanée et détaillée d’un compte. L’ensemble ayant pour objectif de faciliter la gestion du crédit client dans le cadre des relations commerciales habituelles.

Faites confiance à EXTERNAL Services pour vous conseiller et vous accompagner dans la gestion de vos comptes clients et ainsi optimiser et sécuriser votre trésorerie :

• Mise en place de votre contrat d’affacturage ou votre solution d’assurance-crédit
• Négociation de votre contrat d’affacturage ou votre solution d’assurance-crédit
• Optimisation et restructuration de votre contrat d’affacturage ou votre solution d’assurance-crédit